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お知らせ

 

下記内容は発表時のものです。最新情報と異なる場合(サービスの変更、組織変更など)がありますのでご了承ください。

「工程の全体最適化・自動化」「クライアントとの連携強化」を語る

XMFユーザー3社の「ワークフロー変革の実践効果」

作業工数削減、営業意識改革など、効率化・見える化による具体的効果を紹介

2017年4月28日

富士フイルムグローバルグラフィックシステムズ株式会社

富士フイルムグローバルグラフィックシステムズ株式会社(以下FFGS)は、印刷業におけるICTの活用のヒントを探るセミナーとして、2月10日『page2017』のスポンサーズセミナーでパネルディスカッション『利益を生むワークフロー変革とその実践~ICTを活用したクライアント連携~』を開催した。パネリストは、ワークフローシステム『XMF』およびWebポータルシステム『XMF Remote』のユーザー企業3社。本稿では「工程の全体最適化・自動化」と、Webポータルを活用した「クライアントとの連携強化」を柱とするワークフロー変革について、各社が語った具体的な戦略と成果を紹介する。

<パネリスト>
・庄司 志津雄 氏(株式会社公栄社 メディアコーディネーター ゼネラルマネージャー)
・杉本 豊明 氏(大平印刷株式会社 執行役員 事業企画本部長 東京事業所長)
・中埜 翼 氏(株式会社バドインターナショナル 情報技術推進本部 情報技術開発部 システム課 リーダー)

<モデレーター>
・宮本 泰夫 氏(株式会社バリューマシーンインターナショナル 取締役副社長)

[画像]左から中埜氏(バドインターナショナル)、杉本氏(大平印刷)、庄司氏(公栄社)、モデレーターの宮本氏(バリューマシーンインターナショナル)

左から中埜氏(バドインターナショナル)、杉本氏(大平印刷)、庄司氏(公栄社)、モデレーターの宮本氏(バリューマシーンインターナショナル)

■作業フローの変革を目指し『XMF』『XMF Remote』を導入

宮本:まずは、『XMF』『XMF Remote』導入の経緯についてお話しいただきたい。

庄司:公栄社はもともと写植専業でスタートしたが、DTPの黎明期に、写植の機械を一日ですべて廃棄し、Macを導入した。その頃に富士フイルムとのつき合いが始まった。その流れで、メインRIPとして『XMF』を導入したが、『XMF』以外のRIPも併用している。導入当初は困難もあったが、現在は、まったく問題なく運用できている。

杉本:大平印刷は、京都に本社と工場を、東京に営業拠点を置いており、商業印刷もパッケージもWebも手がけている。私自身は企画・デザイン・Webなどの部門責任者で、東京事務所の所長を兼任しており、『XMF Remote』の活用推進に取り組んでいる。

『XMF』の導入は2014年。競合他社が本格運用する前に、早く入れて、早く使いこなせる会社になろうというスローガンのもとに導入した。『XMF Remote』については、社内の製造フロー・営業スタイルの変革のきっかけにしたかった。現在、すべてのジョブを『XMF Remote』に登録する「全ジョブ運用」を進めている。

中埜:バドインターナショナルでは、旅行関係の広告制作をメインに行なっている。DTP・Web制作を主軸に、作業で使うアプリケーションの開発も自社で手がける。フロント業務は国内の営業所8拠点で、基本的な制作作業は東京本社と九州の2拠点および海外4拠点で行なっている。

当社は制作会社だが、全国20社ほどの印刷会社に、『XMF』でRIP処理済みのデータを納め、協力して短納期を目指すワークフローを運用している。

多くの旅行商品が掲載される折り込みチラシなどは、複数の拠点で制作を分業しているが、これを統一する目的で『XMF』『XMF Remote』を導入した。

■MIS連携、高速処理などが導入の決め手に

宮本:なぜ『XMF』を選んだのか。導入の狙い、決め手になったポイントなどをお話しいただきたい。

庄司:最大の狙いは「見える化」だ。他社製品も検討したが、CTPをはじめ、多くの富士フイルム製品を使用しているので、ワークフローも富士フイルム製品が一番導入しやすかった。『XMF Remote』を導入したのは2011年で、社内の運用からスタートした。

「見える化」のためにすべてのジョブを『XMF Remote』に登録して運用する「全ジョブ運用」を始めたのは、おそらく、東京では当社が一番早かった。いまでは、月に2万~2万5,000ぺージほど公開しており、社内メンバーなら誰でも進捗を確認できる仕組みができている。

杉本:ワークフローシステムのベンダー各社の製品を横並びで検討し、最も点数が高かったのが『XMF』だった。とくにWebポータル機能は「◎」をつけた。「お客さまやスタッフとのスムーズなやり取り」という一歩先に踏み込んだ使い方を、一番実現できそうだったのが『XMF』だった。

もう一つはMISとの連携だ。当社は受注登録や日程管理だけでなく、売上・請求・入金・出荷処理・発注処理などをすべてMISで行ない、データを集約させているので、ワークフローとMISを連携させたかった。この点を各社に問い合わせ、明確な答えをいただけたのは富士フイルムだけだった。この2点が大きな決め手になった。

中埜:以前はCTPを導入し、A4のパンフレットを30~40本、深夜から早朝にかけて出力していたが、夜勤業務をなくす目的で出力をすべて外注にした。刷版を外注する代わりに、ミスのないRIP済みデータを短時間で作成して提供する必要があり、RIPを選び直した。他社製のRIPを5台並べた運用を検討したこともあったが、維持費が高くつくため。再検討の結果『XMF』を選択した。1台で他社製RIPの5台分以上の生産性を発揮してくれる。

また、『XMF Remote』は、効率的な制作分業のためのツールとして導入した。共有フォルダやオンラインストレージと違い、『XMF Remote』で集版すれば検版もできる。そして何より、RIP処理の結果をお客さまに見せられる。

■『XMF Remote』の活用でミスの削減、残業時間の削減に

宮本:処理速度は大きなファクターの一つだったと思うが、『XMF』の生産性の高さによってどんなメリットが生まれているのか。

庄司:残業時間が導入前の約3分の1に減っている。全ジョブを見渡せるので、早い段階で入稿状況を確認できるだけでなく、そろった折から出力指示ができるので、深夜残業はなくなった。また、『XMF』は、カスタマイズしなくてもさまざまな自動化機能を自由に組み合わせられる。PDFの書き出し、面付け、承認フローの使いやすさなど、さまざまな要素が、生産性につながっているのではないか。

杉本:当社では残業はそれほど減っていない。宝グループは三六協定を遵守しており、営業も含め全員の残業が月30時間以内に抑えられている。そういう土壌があったうえで、重複作業の削減、さらなる効率化などを追求し続け、これ以上コストダウンできないというところで、『XMF』を導入した。一つ言えるのは、残業は絶対に増えてはいないということだ。当社でも、全ジョブを『XMF Remote』で運用しているので、ジョブの進捗状況がよく見えるようになったことが生産性向上に繋がっている。

中埜:他社製RIPを使っていたときは、データのつくり方や容量による処理速度の限界を感じていた。『XMF』では、Adobe PDF Print Engineの処理速度が速いので、重さをあまり意識せずに使えるようになったと思う。

■社内・クライアント間、拠点間、部門間の「見える化」による効果

宮本:情報共有がうまくいくという、コミュニケーション面のメリットも挙げられた。バドインターナショナルさんでは海外拠点と国内拠点、大平印刷さんでは東京と京都、営業と本社という、拠点間・部門間のコミュニケーションツールとして『XMF Remote』を活用することで、ワークフローはどのように変わったのか。

杉本:制作・デザイン部門は京都にしかないので、東京で制作・デザインの仕事を受注した場合は、外注に出す。外注先の制作会社にも『XMF Remote』を使ってもらっているので、社内の製造部門にとっては、ジョブの動きを把握したり、校了のタイミングを予測したりしやすい。電話や口頭でいちいち確認せず、『XMF Remote』を見るだけでいい、という情報共有のあり方には、大きなメリットを感じている。

中埜:当社でも社内と協力会社間の情報共有に活用している。『XMF Remote』とSkypeがあれば、国内だけでなく海外とのコミュニケーションにも活用できる。

■進行の円滑化、事故の防止に有効なオンライン校正

宮本:『XMF Remote』で非常に有効な機能の一つである「オンライン校正」の、実際の使い方やメリットについてお話しいただきたい。

庄司:当社では、オンライン校正を社内での検版に活用し、非常に大きな効果を挙げている。500ページの書籍や200ページの雑誌で、7~9級といった小さい文字が並ぶ場合でも、検版担当者がデジタル検版でチェックし、間違いを見つけられる。また、事故の一番の要因である「動かさなくていいところが動いてしまう」ことも、『XMF Remote』は防いでくれる。

杉本:オンライン校正は、とくに出張の多いお客さまから「非常に助かる」と喜ばれている。以前は、メールやストレージサービスなどでPDFを送って校正していただいていたが、お客さまは他にも仕事を持っているので、出力した校正紙を持ち歩けないことも、返信に時間がかかることもある。そういう方でも、PCやタブレットがあれば、簡単に修正ができる。

また、総合カタログの制作でもメリットを感じている。200~300ページのボリュームで、さまざまなメーカー、膨大な多数の商品が掲載されるので、原稿の入稿や校正に関わる方はかなりの人数になる。一つのメーカーでも、商品によって校正責任を持つ事業部が異なる。そのため、以前は、多くの方が校正したものを、取りまとめ役の方がまとめて我々に戻すという作業があり、お客さまに大変な負荷がかかっていた。そこで、『XMF Remote』にユーザー登録して、見ていただくページをユーザーごとに切り分けたところ、進行が非常にスムーズになった。取りまとめる方も非常に楽になったし、我々も情報が錯綜して迷うことが減った。

この二つは、お客さまにオンライン校正を使っていただいたことで大きな効果が出た好例だと思う。

中埜:海外に制作を依頼する際、我々がメールやFAXで手書きの指示を送ると、実際に作業する制作担当者は日本語が読めず、そもそも入力ができないことがあり、日本語のわかる窓口担当者が変換係のようになっていた。オンライン校正を使うことで、細かい修正も、コピー&ペーストで簡単・確実にできるようになった。こちらで直打ちしたテキストデータを、指示の図と一緒に渡せることが、海外との編集・校正のやり取りでは大きなメリットになっている。

■『XMF』は作業フローだけでなく社員の意識も変革する

宮本:締めくくりとして、『XMF』『XMF Remote』で、会社組織や、営業のやり方、ビジネスのあり方がどう変わったか、お尋ねしたい。これは私の本音だが、印刷業界でコンサルティングをやっていると、下を向いて仕事をしている方がとても多い。市場がシュリンクしている時代ということもあるのだろうが、その中で、『XMF』のようなツールによって、前向きに変わったという事例はないだろうか。

庄司:『XMF Remote』で入稿・未入稿などの進捗を「見える化」したことで、社員一人ひとりが変わってきている。当初『XMF Remote』の活用にあまり積極的でなかった社員も、いまでは出社してPCを立ち上げて、台割を見て、どこが未入稿かを確認している。確認したうえで、次に何をすべきかを考えるようになった。皆さんの会社でも、大きく変わると思う。

杉本:当社でも確かにいろいろな面が変わった。作業フローの他に、営業のマインドが変わった事例をお話ししたい。

あるとき、『XMF』のフローに適した仕事があり、ベテランの営業が担当して『XMF Remote』を使って進行した。彼はそれまで、デジタルツールの活用にかなり消極的だったのだが、うまく巻き込んで『XMF Remote』の運用に変えたところ、「これを使えば校正が楽になる」と、たちどころにメリットを理解してもらえた。お客さまも、『XMF Remote』の利便性を評価してくださった。この成功体験を、営業全体の会合で本人に話してもらったところ、若い営業も刺激を受け、「自分もやらなきゃ」となった。『XMF Remote』の活用にトライすることでデジタルに疎い人・毛嫌いする人の意識も変わり、全体がよくなった。このツールには、営業の意識改革を促し、より積極的な姿勢に変える効果も期待できると思う。

中埜:当社の出力部門では、以前、月6回ほど、日勤業務の者が泊まり込みで、始発の時間まで残業で対応しなければならない仕事があった。お客さまから校了をいだたくのが23時。それから当社の営業が承認して、出力の部署は、夜中2時頃に印刷会社に版を送り、朝4時から印刷会社で印刷してもらっていた。この仕事を『XMF Remote』による運用に切り替えたところ、現在、当社が関わるのはシステム面のみで、人的な負荷はほとんどなくなった。

『XMF Remote』は全国での本格運用を開始したばかりなので、コストメリットとしてはまだ大きな数字になっていないが、月8日発生していた深夜対応の人件費や交通費が合わせて月20万円以上削減できている。年間では300万円の削減になる見込みだ。

10人ほどの部署で年間の残業代300万円削減というのは、かなり大きな変革だと思う。

宮本:残業代などのコストの削減に加えて、コミュニケーションのミスが減る、作業効率が上がる、営業のマインドや組織が変わる。こうしたさまざまなメリットが、最終的に利益を生むのだということが実感できた。本日はありがとうございました。

<パネリスト企業プロフィール>
◎株式会社公栄社
本社:東京都千代田区、社長:小林公治氏。1970年設立。雑誌・書籍などのDTP・デザインから、出力サービス・製版・印刷までを手がける。雑誌・書籍の出版を中心に、グラフィックが関わる幅広い業務に取り組んでいる。
◎大平印刷株式会社
本社:京都府京都市伏見区、社長:岩田昌久氏。明治後期に酒類ラベル専門の個人商店として創業。1957年、宝酒造が資本参加し株式会社化。現在は商業印刷、パッケージ、Webプロモーションを事業の柱とする。
◎株式会社バドインターナショナル
本社:東京都渋谷区、社長:上田雅子氏。1992年設立。旅行・観光産業における国内随一のクリエイティブエージェンシーとして、広告・SPツール・Webのデザイン・制作、システム開発などを行なう。

[画像]パネルディスカッション『利益を生むワークフロー変革とその実践~ICTを活用したクライアント連携~』

本件に関するお問い合わせは、下記にお願いいたします。

  • 富士フイルムグローバルグラフィックシステムズ株式会社 広報宣伝部
  • TEL :03-6419-0380
  • FAX :03-6419-9896
  • 〒106-0031
    東京都港区西麻布2-26-30 富士フイルム西麻布ビル
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